תוכנה לשליחים: מה באמת צריך להיות באפליקציה שהשליח פותח 60 פעם ביום

השליח פותח את האפליקציה שלכם יותר פעמים ביום מכל אדם אחר בחברה. הוא פותח אותה ברמזור, בגשם, ביד אחת, כשביד השנייה יש קרטון. כל לחיצה מיותרת שם מוכפלת בארבעים משלוחים ביום ובעשרה שליחים, והופכת לשעות.

זו הסיבה שאפליקציית שליח היא לא "עוד מסך במערכת". היא המסך שקובע האם הנתונים שלכם אמיתיים או מומצאים בדיעבד.

קודם כול: שתי משמעויות שונות למילה הזו

כשמחפשים תוכנה לשליחים בגוגל מתערבבות שתי כוונות שונות לגמרי, ומי שלא מפריד ביניהן קונה את המוצר הלא נכון.

רוב חברות השליחויות צריכות את שתיהן. הנקודה הקריטית היא שהן חייבות להיות אותה מערכת: כשהשליח לוחץ "נמסר", הסטטוס בטבלה של המוקדן צריך להשתנות באותה שנייה, בלי שאיש יקליד כלום. שני מוצרים נפרדים שמדברים ביניהם דרך ייצוא וייבוא הם בפועל שני מקורות אמת, ומתישהו הם יחלקו.

על צד המוקד כתבנו בנפרד במדריך לבחירת תוכנה לניהול שליחויות. הפוסט הזה הוא על הצד השני — זה שנמצא בכיס.

שבעה דברים שחייבים להיות באפליקציית השליח

1. עבודה ברשת חלשה, לא רק ברשת מלאה

זו הדרישה שהכי הרבה מערכות נכשלות בה, והכי קשה לגלות בהדגמה — כי הדגמה רצה תמיד ב-Wi-Fi של המשרד.

מה שצריך לקרות בפועל: השליח נכנס לחניון, מאבד קליטה, מחתים את הלקוח, מצלם, ולוחץ "נמסר". האפליקציה צריכה לקבל את הפעולה, לשמור אותה מקומית, ולשדר אותה ברגע שיש קליטה — בלי שהשליח יידע שמשהו קרה.

איך בודקים: בהדגמה, בקשו מהם להדליק מצב טיסה באמצע מסירה ולסגור אותה. תשובה של "זה יעבוד כשיש רשת" היא תשובה שלילית.

2. ניווט בלחיצה אחת, לאפליקציה שהשליח כבר משתמש בה

השליח הישראלי מנווט ב-Waze. לא במפה שהטמעתם בתוך האפליקציה, ולא ב-Google Maps אם הוא רגיל ל-Waze. אפליקציה שמנסה להחליף את הניווט מפסידה — היא תמיד תהיה גרועה יותר, והשליח פשוט יעתיק את הכתובת ידנית.

מה שצריך: כפתור שפותח את Waze על הנקודה המדויקת, לפי קואורדינטות ולא לפי מחרוזת כתובת. ההבדל בין השניים הוא ההבדל בין להגיע לבניין לבין להגיע לרחוב.

3. כרטיס עצירה שעונה על השאלה "מה אני עושה עכשיו"

במסך של השליח בדלת צריכים להופיע, בלי גלילה:

• הכתובת המלאה, כולל קומה, דירה וקוד כניסה
• שם הנמען וטלפון, עם כפתור חיוג
• מה בחבילה, וכמה חבילות
• האם יש כסף לגבות, וכמה
• הערה מיוחדת של הלקוח
• כפתור פעולה אחד גדול

קוד כניסה שיושב בשדה "הערות" של ההזמנה במקום בשדה ייעודי הוא הסיבה מספר אחת לטלפונים למוקד. השדה הזה חוסך יותר זמן מכל פיצ'ר אחר באפליקציה.

4. מעברי סטטוס שמשקפים את המציאות

הסטטוסים חייבים להיות מספיק מפורטים כדי שהמוקד יידע מה קורה, ומספיק מעטים כדי שהשליח ילחץ עליהם.

רצף שעובד בפועל:

1. יצאתי — השליח בדרך לאיסוף
2. הגעתי לאיסוף
3. נאסף — כולל סריקת ברקוד אם יש
4. בדרך למסירה
5. הגעתי ליעד
6. נמסר או נכשל

שישה שלבים. חלוקה עדינה יותר נראית טוב במצגת ומתמוטטת בשטח: שליח שצריך לדווח שתים-עשרה פעמים למשלוח מדווח אפס פעמים ומעדכן הכול בערב.

שימו לב במיוחד לשלב 5. הרבה מערכות מדלגות עליו — ואז העמודה "שעת הגעה ליעד" ריקה לנצח, וזה בדיוק אחד משני המספרים שכל דוח עמידה בזמנים בנוי עליהם.

5. אישור מסירה שמחזיק בבירור

חתימה על מסך לבד היא ראיה חלשה. מה שסוגר בירור הוא הצירוף: שם המקבל, חתימה, תמונה, שעה מדויקת ומיקום. ארבעת הראשונים נראים ללקוח; החמישי הוא מה שמוכיח שהשליח באמת היה שם.

נכתב על זה בהרחבה במה חייבים לתעד בכל מסירה, אבל הנקודה לגבי האפליקציה היא אחרת: מה קורה כשהתיעוד חסר. אפליקציה טובה לא נותנת לשליח לסגור מסירה בלי מה שהחברה הגדירה כחובה, ואומרת לו בדיוק מה חסר — "חסרה חתימה", לא "שגיאה".

6. רישום כסף בדלת

אם אתם גובים מזומן במסירה, הרישום חייב לקרות באותו רגע ובאותו מסך של המסירה. כל שנייה שעוברת בין הגבייה לרישום היא פער שמישהו יצטרך להסביר בסוף היום.

מה שצריך: סכום מוזן מראש מההזמנה, אפשרות לשנות אותו אם הלקוח שילם אחרת, בחירת אמצעי תשלום, ומסך "כמה כסף יש לי ביד" בסוף היום. הפירוט המלא נמצא במדריך לגבייה במסירה.

7. דיווח מיקום שלא הורג את הסוללה

מעקב חי דורש דיווח מיקום רציף, ודיווח מיקום רציף הוא הדבר שהכי מהר מרוקן טלפון. שליח עם טלפון מת בשתיים בצהריים הוא שליח בלי מערכת.

מה שמערכת סבירה עושה:

• מדווחת כל 20–30 שניות רק כשיש משלוח פעיל
• עוברת למרווח ארוך יותר כשהמסך כבוי או האפליקציה ברקע
• מפסיקה לגמרי כשאין מה לעקוב אחריו

איך בודקים אפליקציית שליח לפני שקונים

הדגמה של ספק תמיד נראית טוב, כי היא רצה על מכשיר חדש, ברשת מצוינת, עם שלושה משלוחים מסודרים. הנה בדיקה שמייצרת תמונה אמיתית.

קחו טלפון אמיתי של שליח אמיתי — לא את האייפון החדש של המנהל. מכשיר אנדרואיד בן שלוש שנים עם מסך סדוק הוא הסביבה האמיתית.

מדדו לחיצות. ספרו כמה נגיעות לוקח מ"פתחתי את האפליקציה" עד "המסירה סגורה עם חתימה ותמונה". שלוש עד ארבע זה טוב. מעל שש זה בעיה שתתגלה כחוסר דיווח.

נסו ביד אחת. אם הכפתור הראשי נמצא בחלק העליון של המסך, הוא נבנה על ידי מישהו שמסתכל על מוקאפ ולא על אדם שמחזיק קרטון.

הפילו את הרשת. מצב טיסה באמצע מסירה, כפי שתואר למעלה.

בדקו בשמש. מסך אפור בהיר על אפור בהיר נעלם לגמרי בשתיים בצהריים ביולי.

תנו לשליח לנסות בלי הדרכה. אפליקציה שדורשת הדרכה של חצי שעה תדרוש אותה מכל שליח חדש, לנצח — ותחלופת שליחים בענף הזה גבוהה.

כמה זה עולה

בישראל, הטווח המקובל למערכת שכוללת אפליקציית שליח ומסך דיספאץ' הוא 25 עד 60 שקלים לשליח פעיל לחודש, לפני מע״מ.

שלוש שאלות ששוות יותר מהמחיר עצמו:

לפי מה מתמחרים? מודל לפי שליח הוא צפוי. מודל לפי מספר משלוחים נראה זול בהתחלה ומעניש אתכם בדיוק כשאתם מצליחים. מודל לפי משתמש כולל גם את המוקדנים, וזה בדרך כלל יקר יותר ממה שנראה בהתחלה.

מה נחשב שליח פעיל? מערכת שסופרת כל שליח שביצע ולו משלוח אחד בחודש מייקרת את עצמה בשקט אצל כל חברה שמעסיקה מחליפים וסופי שבוע.

מה נמצא בתוספת? אישור מסירה, סריקת ברקוד, גבייה במסירה ומעקב ללקוח הם לפעמים מודולים בתשלום נפרד. תמחור של 30 שקלים שהופך ל-75 אחרי שמוסיפים את מה שבאמת צריך אינו תמחור של 30 שקלים.

חמש טעויות שחוזרות

לבחור לפי המסך של המנהל. מי שמחליט הוא מנהל התפעול, שרואה את מסך המוקד. הוא לא יפתח את האפליקציה ארבעים פעם ביום בגשם. שתפו שליח אחד ותיק בהחלטה — הוא יזהה תוך חמש דקות מה ישבור.

לוותר על שדה קוד כניסה. נראה זניח. הוא חוסך עשרות טלפונים למוקד בשבוע.

להתעקש על אפליקציה מותקנת (native) כשלא צריך. אפליקציה שמותקנת מחנות היא עוד חיכוך: התקנה, עדכונים, ושליח מחליף שצריך לעבור את זה ביום הראשון. אפליקציית ווב שנפתחת מקישור עובדת בשביל רוב החברות, וההבדל היחיד שבאמת מורגש הוא התראות דחיפה.

להניח שהשליחים "ילמדו". לא ילמדו. תחלופת שליחים גבוהה, וכל שליח חדש מתחיל מאפס. אם ההטמעה לוקחת יותר מעשר דקות, היא עלות חוזרת ולא חד-פעמית.

לא לחבר את האפליקציה למודל התשלום. כשהנתונים באפליקציה הם גם הבסיס לתלוש, השליח מתחיל לדווח בזמן — כי זה הכסף שלו. זו החיבור החזק ביותר שיש, ורוב החברות לא עושות אותו. פירוט במודלים לתשלום לשליחים.

הטמעה: שבועיים, לא חודשיים

1. יום 1–2. מקימים את השליחים, הרכבים והלקוחות במערכת.
2. יום 3. מגייסים שליח אחד ותיק שיריץ יום שלם על המערכת. הוא יגלה שלושה דברים שלא חשבתם עליהם.
3. שבוע 1. שני שליחים נוספים. המוקד עדיין מנהל את היום בשיטה הישנה במקביל.
4. שבוע 2. כל השליחים. השיטה הישנה נשארת פתוחה כגיבוי, ולא בשימוש.
5. סוף שבוע 2. סוגרים את השיטה הישנה. אם היא נשארת פתוחה חודש, חצי מהחברה תישאר עליה.

הדבר שהכי מאט הטמעה הוא כמעט אף פעם לא התוכנה — אלא ניקוי רשימת הלקוחות והכתובות. שווה להתחיל את זה לפני שבוחרים מערכת.

איך זה נראה ב-tigerz

אפליקציית השליח של tigerz היא אפליקציית ווב שנפתחת מקישור, בעברית מלאה, בנויה למסך אחד וליד אחת: הכפתור הראשי קבוע בתחתית המסך, המעברים הם שישה שלבים, והחתימה, התמונה והגבייה יושבות באותו מסך עצירה. הכול נכתב לאותה מערכת שהמוקדן רואה, כך שסטטוס שמשתנה בדלת משתנה בטבלה באותה שנייה.

אפשר לראות את הפירוט בעמוד אפליקציית השליח ואת צד התיעוד באישור מסירה.